内容証明郵便について

内容証明郵便は、郵便局で取り扱っています。しかし、特殊な郵便であるため、どこの郵便局でも取り扱っているわけではありません。郵便物の集配業務を取り扱う郵便局と地方郵便局長の指定した郵便局でしか取り扱っていません。

内容証明を出すときは、その郵便局が内容証明を取り扱っているかどうか事前に確認しておきましょう。

内容証明郵便とは?

内容証明郵便とは、郵便法に規定されている「内容証明制度」を利用して発送される特殊な郵便です。この特殊な点は、郵便の差出人が「どのような内容」を「いつ」発送したのかを、発送した郵便局長が証明してくれるというところです。

通常の郵便の場合は、相手が「そんな内容の手紙は受け取っていない。」と主張されると、手紙を送付したことを証明するのは困難になります。これに対し、内容証明郵便を利用すると「文章の内容」「差出年月日」を公的に証明してもらうことができます。

したがって「どのような内容」を「いつ」発送したかを証明しなければならない場合には、内容証明郵便が有効な郵便となるでしょう。

内容証明郵便の注意点

内容証明郵便も手紙などの通常の郵便と同じですから、書き方などに制限はありますが、書く内容は自由です。ただ、郵便局長が証明してくれるのは、実際に書いてある文面で、その文面が真実かどうかではありません。

また、内容証明郵便を利用しても、相手に対して普通の手紙を送付した以上の法的な効力はありません。つまり、内容証明郵便を受け取ったからといって、それに返答しなくても法的に不利益を受けることはありません。

しかし、内容証明郵便を上手に利用すれば、「債権の時効を中断させる」「悪質な業者による不当な請求をやめさせる」など効果がある場合もあります。

内容証明郵便のメリット・デメリット

内容証明郵便は「何のために出すのか」を明確にしておかなければ、効果は期待できません。また、1度発送してしまうと、その内容を撤回することはできません。
ですから、内容証明郵便のメリット、デメリットをよく理解し、効果が得られるような内容で作成しましょう。

メリット
  • 文章の内容や発送した日時が公的に証明される
    例えば、内容証明郵便で請求通知を送れば、請求の事実・日付・内容を公的に証明できます。
  • 配達証明付きにすれば届いた年月日が証明される
    内容証明郵便を配達証明付きにすることにより、相手に届いた事と、その日時が証明され、内容証明郵便の証拠性も強くなります。
  • 証拠を作る
    お金を貸したが借用書が無い場合などは、証拠がないため、裁判などになった時に不利になります。そこで、このような場合は、内容証明郵便を利用して返済を迫り、その証拠を作っておくとよいでしょう。
  • 心理的な効果
    内容証明郵便では、差出人が法的手段も考慮しているということが読み取れるため、相手に対しての心理的効果が期待できます。
デメリット
  • 形式や使用できる文字に制約があること
  • 不用意な記載に注意する
    内容証明郵便に記載された内容が脅迫的なものとされた場合、刑法上の脅迫罪、恐喝罪と判断される場合もあります。しかも、その内容証明が犯罪を立証するための証拠となってしまいます。
  • 文章以外のものは同封できない

内容証明の書き方

  • 用紙
    用紙の大きさは特に規制はありませんが、B4版、A4版、B5版が一般的です。
    また、内容証明郵便用の用紙も市販されています。
  • タイトル
    タイトルは書かなくてもかまいませんが、目的が明確な場合は、「通知書」「請求書」などのタイトルを書いておいたほうがよいでしょう。
  • 差出人
  • 受取人
  • 本文
  • 字数、行数
    ・ 縦書き
    1行20字以内、1ページ26行以内
    ・ 横書き
    1行20字以内、1ページ26行以内
    1行13字以内、1ページ40行以内
    1行26字以内、1ページ20行以内
  • 使用できる文字
    使用できる文字は、ひらがな、カタカナ、漢字、数字、固有名詞の英字に限られます。
    英字は固有名詞にしか使用できません。
  • 数字
    数字は、算用数字(123)、漢数字(一二三)のどちらも使用できます。
  • 記号
    一般的に記号とされるものは、使用することができます。句読点や記号は1字として数えられます。
  • 費用
    文書1枚 420円
    文書1枚追加ごとに 250円
    郵送料 80円
    書留料 420円
    配達証明料 300円
    【例】
    文書1枚の場合 計 1220円
    文書3枚の場合 計 1720円

内容証明郵便の出し方

内容証明郵便は、郵便局で取り扱っています。しかし、特殊な郵便であるため、どこの郵便局でも取り扱っているわけではありません。郵便物の集配業務を取り扱う郵便局と地方郵便局長の指定した郵便局でしか取り扱っていません。

内容証明を出すときは、その郵便局が内容証明を取り扱っているかどうか事前に確認しておきましょう。

郵便局での手続き

  • 郵送用の文書
    文書は同文のものを相手に送る文書、郵便局で保管する文書、自分で保管する文書の3通(相手が1名の場合)用意します。
  • 封筒
    封筒の記載方法は、通常の封書と同様です。表面に受取人の住所・氏名を記載し、裏面に差出人の住所・氏名を記載します。
  • 差出人の印鑑
    印鑑は、差出人の名前の右(縦書きの場合は下)に押印します。また、訂正箇所がある
    場合と契印に必要です。郵便局に提出する前に押しておけば持っていく必要はありませんが、郵便局で訂正箇所が見つかることもありますので、持参した方が良いでしょう。
    印鑑は、認印でもかまいません。
ご注意

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